Die Erstellung der Lohnausweise birgt einige Fallstricke. Wir haben die üblichen Knackpunkte im folgenden Blogartikel zusammengefasst.
Hinweis: Bevor du die Lohnausweise erstellen kannst, sind folgende Abstimmungen vorzunehmen:
- Jeder einzelne Lohnausweis ist mit der Lohn-Rekapitulation pro Mitarbeiter:in zu prüfen. Es ist sicherzustellen, ob nicht Lohnarten in den Lohn-Rekapitulationen erscheinen, welche in den Lohnausweisen nicht abgebildet werden.
- Die Lohn-Rekapitulation ‘Unternehmen’ ist mit dem Personalaufwand der Erfolgsrechnung abzustimmen. Dieser FIBU-LOBU Abgleich wird auch bei AHV/SVA-Kontrollen von den Revisoren verlangt.
- Das Lohndurchlaufskonto ist zu prüfen (falls der Saldo nach den erfolgten Lohnzahlungen nicht ausgeglichen ist, musst du wissen, weshalb bzw. ggf. entsprechend umbuchen (z.B. auf Kontokorrente).).
1. Unentgeltliche Beförderung zwischen Wohn- und Arbeitsort (F)
Bei unentgeltlicher Beförderung (Zurverfügungstellen eines Geschäftswagens) ist das Feld F anzukreuzen.
Ebenfalls ist das Feld F anzukreuzen, wenn dem/der Arbeitnehmer:in ein aus geschäftlichen Gründen benutztes Generalabonnement zur Verfügung gestellt wird. Anders verhält es sich, wenn keine geschäftliche Notwendigkeit besteht. Dann ist das Generalabonnement zum Marktwert unter Ziffer 2.3 des Lohnausweises zu deklarieren und das Feld F nicht anzukreuzen.
Die Vergütung eines Halbtaxabonnements muss nicht bescheinigt werden.
2. Kantinenverpflegung / Lunch-Checks (G)
Bietet das Unternehmen vergünstigte Kantinenverpflegung oder Lunch-Checks an, so ist dies anhand Feld G zu deklarieren. Ebenfalls ist das Feld G anzukreuzen, wenn einem/r Aussendienstmitarbeiter:in bzw. einem/r Mitarbeiter:in mit aussendienstähnlichen Aufgaben während mindestens der Hälfte der Arbeitstage die (Mehr-) Kosten für eine auswärtige Hauptmahlzeit in Form von Spesenentschädigungen bezahlt werden. Dies hat Auswirkungen auf die möglichen Abzüge der Berufsauslagen in der Steuererklärung des Arbeitnehmers bzw. der Arbeitnehmerin.
3. Leistungen der Arbeitslosenkasse / Taggelder / Erwerbsersatzentschädigung (Mutterschaft, Militär)
Folgende Leistungen sind im Lohnausweis unter der Ziffer 7 “Andere Leistungen” zu deklarieren:
- Taggelder aus Kranken-, Unfall- und Invalidenversicherung, sofern sie nicht unter Ziffer 1 deklariert sind. → Bitte beachte: Wenn diese Taggelder in Ziffer 1 deklariert sind, ist in Ziffer 15 (Bemerkungen) auf die Art und Dauer der Leistung hinzuweisen.
- Leistungen der Arbeitslosenversicherung
- Leistungen der EO. Dazu gehören auch Taggelder bei Mutterschaft und Vaterschaft.
4. Beteiligungsrechte
Frei verfügbare Mitarbeiterbeteiligungen (z.B. Aktien und/oder Optionen usw.) gehören zum steuerbaren Einkommen und sind im Lohnausweis unter der Ziffer 5 zu deklarieren. Ebenfalls ist ein Beiblatt mit Details als Beilage zum Lohnausweis zu erstellen.
In diesem Feld ist das steuerbare Erwerbseinkommen anzugeben, das dem Arbeitnehmer bzw. der Arbeitnehmerin im entsprechenden Kalenderjahr aus Mitarbeiterbeteiligungen (z.B. Aktien und/oder Optionen usw.) zugeflossen ist. Steuerbarer Lohnbestandteil ist hierbei die Differenz zwischen dem Verkehrswert und dem Ausgabepreis.
5. Kinder-, Familien- und Geburtszulagen
Die Familienzulagen sind unter Ziffer 1 im Lohnausweis zu deklarieren und freiwillig kann die Höhe der im Bruttolohn enthaltenen Kinderzulagen unter Ziffer 15 (Bemerkungen) angegeben werden.
Werden Familienzulagen nicht durch den Arbeitgeber, sondern direkt durch die Ausgleichskasse ausbezahlt, ist im Lohnausweis unter Ziffer 15 ein Vermerk anzubringen.
6. Beiträge an die berufsorientierte Aus- und Weiterbildung
In Ziffer 13.3 sind alle effektiven Vergütungen des Arbeitgebers für berufsorientierte Aus- und Weiterbildung anzugeben (effektive Rechnungen, die auf den Namen des Arbeitnehmers bzw. der Arbeitnehmerin ausgestellt sind). Nicht anzugeben sind Vergütungen, die direkt an Dritte bezahlt werden.
Vom Arbeitgeber übernommene Kosten für nicht berufsorientierte Bildungslehrgänge sind in Ziffer 3 zu bescheinigen.
7. Vergütungen für den Arbeitsweg
Werden dem/der Arbeitnehmer:in die Arbeitswegkosten bezahlt, so ist dieser Betrag unter Ziffer 2.3 zu deklarieren. In diesem Fall ist kein Kreuz im Feld F zu setzen.
Wenn die/der Arbeitnehmer:in den Geschäftswagen für den Arbeitsweg benutzen kann, ist ein Privatanteil unter der Ziffer 2.2 anzugeben und ebenfalls kein Kreuz im Feld F zu setzen. (Einfachste Berechnungsmethode vom Privatanteil Geschäftsfahrzeug: monatliche Deklaration von 0.9% vom Nettokaufpreis des Fahrzeugs). Mehr Details findest du in der folgenden Dokumentation der ESTV: «Erweiterte pauschale Besteuerung der privaten Nutzung von Geschäftsfahrzeugen»
8. Spesenvergütungen
Unter Ziffer 13.1 und Ziffer 13.2 sind Vergütungen für Spesenersatz (kein Bruttolohnbestandteil) anzugeben.
- Effektive Spesen (inkl. Spesenauslagen, welche über die Firmenkreditkarte bezahlt werden).
- Keine Deklarationspflicht besteht, wenn Arbeitnehmer:innen eine Reisetätigkeit haben und die Spesen gegen Beleg zurückerstattet wurden. Hier wird in der Ziffer 13.1.1. des Lohnausweises ein Kreuz (X) gesetzt.
- Wenn keine Reisetätigkeit und/oder kein genehmigtes Spesenreglement vorhanden ist, sind die Reise-, Verpflegungs- und Übernachtungsspesen, welche effektiv und gegen Beleg vergütet worden sind, betragsmässig anzugeben.
- In der Ziffer 13.1.2 werden alle übrigen effektiven Spesen angegeben wie z.B. Entschädigungen für Kosten an einen externen Arbeitsplatz mit dem Vermerk «Spesen für externen Arbeitsplatz»
- Pauschale Spesen (für bestimmten Zeitabschnitt wie z.B. monatliche Auto- oder Repräsentationsspesen)
- Spesenvergütungen im Rahmen eines genehmigten Spesenreglements erfordern einen Vermerk unter Ziffer 15 (Bemerkungen)
Keine Spesenvergütungen, sondern Bestandteil des Lohns sind Kostenentschädigungen, die vor oder nach der eigentlichen Arbeitstätigkeit anfallen.
Wichtig: BYOD-Zulagen („Bring your own device“) gehören in einigen Kantonen wie bspw. Im Kanton Zürich zum massgebenden Lohn. Solche Zulagen sind daher nicht vergleichbar mit Mobile Phone-Zulagen, welche in einer verhältnismässigen Ausgestaltung nicht steuerbar sind.
9. Umrechnung des Lohn von Fremdwährung oder Kryptowährung
Der Lohn muss grundsätzlich zum Tageskurs umgerechnet werden. Nur bei periodischen Leistungen gibt es zwei Unterscheidungen:
- Wird der Lohn monatlich umgerechnet, dann ist der so umgerechnete Jahreslohn zu deklarieren.
- Wird der Lohn nicht monatlich umgerechnet, so wird der Bruttolohn in Fremdwährung anhand des von der Schweizerischen Nationalbank ermittelten Jahresmittelkurses umgerechnet.
Eine Lohnzahlung in einer Kryptowährung (Zahlungs-Token) wird der Lohnzahlung in einer Fremdwährung gleichgestellt. Weitere Dokumentationen findest du auch hier: ESTV: “Dokumentation – Kryptowährungen”
10. Sonstige Bemerkungen
Teilzeitpensum
Bei Arbeitnehmer:innen, welche im Teilzeitpensum angestellt sind, ist ein entsprechender Vermerk unter Ziffer 15 (Bemerkungen) erwünscht.
Geschäftsfahrzeug im Aussendienst
Besitzt ein/e Arbeitnehmer:in einen Geschäftswagen und arbeitet er vollständig oder teilweise im Aussendienst, muss der Arbeitgeber unter Ziffer 15 den prozentmässigen Anteil Aussendienst bescheinigen.
Krankentaggeld
Die Angabe der KTG-Arbeitnehmer:innen-Beiträge ist nicht vorgeschrieben.
Unterbruch der Anstellung während des Jahres
Wenn Arbeitnehmer:innen während einem Jahr mehrmals für kurze Zeit angestellt war, ist der erste Tag der ersten Anstellung und der letzte Tag der letzten Anstellung anzugeben. Unter Ziffer 15 sind dann die effektiven Zeiträume aufzuführen.
11. Nicht zu deklarierende Leistungen
Grundsätzlich sind alle Leistungen des Arbeitgebers steuerbar und im Lohnausweis anzugeben. Jedoch gibt es für einige eine Ausnahme wie z.B.
- Halbtaxabonnemente
- Reka-Checks bis jährlich CHF 600.-
- Weihnachts-, Geburtstags- und ähnliche Naturalgeschenke bis CHF 500 pro Ereignis (gilt nicht für Geschenke in Bar oder Vergütungen)
- Gratis Pausenverpflegung
- Gratis Parkplatz
Bei solchen Naturalgeschenken, die diesen Betrag übersteigen, ist hingegen der ganze Betrag anzugeben.
Weitere Informationen können der Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises 2024 entnommen werden. Wie zum Beispiel, dass bei vollautomatisiert erstellten Lohnausweisen auf die Unterschrift verzichtet werden kann. Wo hingegen manuell erstellte Lohnausweise unterzeichnet werden müssen. Werden jedoch nachträgliche Ergänzungen/Bemerkungen angefügt, so ist eine Unterschrift der zuständigen Person notwendig.