Das Erstellen der Lohnausweise ist eine anspruchsvolle Aufgabe. Auch für das Steuerjahr 2025 gibt es wieder einige Neuerungen zu beachten. In diesem aktualisierten Artikel führen wir die 11 häufigsten Fallstricke auf und wie diese zu vermeiden sind.
1. Geschäftsfahrzeug: Unentgeltliche Beförderung zwischen Wohn- und Arbeitsort (F) und Privatanteil
Stellt der Arbeitgeber ein Geschäftsfahrzeug zur Verfügung, das auch für den Arbeitsweg genutzt werden darf, gilt dies als unentgeltliche Beförderung. In diesem Fall muss zwingend das Feld F angekreuzt werden. Zusätzlich ist der Privatanteil für die private Nutzung (pauschal 0.9 % des Kaufpreises pro Monat) unter Ziffer 2.2 zu deklarieren. Das Kreuz in Feld F ist entscheidend, da es dem Mitarbeitenden den privaten Abzug für den Arbeitsweg verwehrt.
Mehr Details findest du in der folgenden Dokumentation der ESTV:
«Erweiterte pauschale Besteuerung der privaten Nutzung von Geschäftsfahrzeugen»
Ebenfalls ist das Feld F anzukreuzen, wenn dem/der Arbeitnehmer:in ein aus geschäftlichen Gründen benutztes Generalabonnement zur Verfügung gestellt wird. Anders verhält es sich, wenn keine geschäftliche Notwendigkeit besteht. Dann ist das Generalabonnement zum Marktwert unter Ziffer 2.3 des Lohnausweises zu deklarieren und das Feld F nicht anzukreuzen.
Die Vergütung eines Halbtaxabonnements muss nicht bescheinigt werden.
Wichtige Präzisierung – Ladestation für E-Geschäftsfahrzeuge: Übernimmt der Arbeitgeber die Kosten für die Installation einer privaten Ladestation (Wallbox), ist dieser Betrag im Jahr der Anschaffung als einmaligen, geldwerten Vorteil zu behandeln. Er muss zum Bruttolohn unter Ziffer 1 addiert werden und ist vollumfänglich steuer- und AHV-pflichtig.
2. Kantinenverpflegung / Lunch-Checks (G)
Bietet das Unternehmen vergünstigte Kantinenverpflegung oder Lunch-Checks an, so ist dies anhand Feld G zu deklarieren.
Präzisierung für den Aussendienst: Für Mitarbeitende, die mehr als 60% ihrer Arbeitszeit im Aussendienst tätig sind und deren Mittagessen vom Arbeitgeber bezahlt wird, muss neu ausschliesslich unter Ziffer 15 der Vermerk «Mittagessen durch Arbeitgeber bezahlt» angebracht werden.
3. Leistungen der Arbeitslosenkasse / Taggelder / Erwerbsersatzentschädigung
Folgende Leistungen sind im Lohnausweis unter der Ziffer 7 “Andere Leistungen” zu deklarieren:
- Taggelder aus Kranken-, Unfall- und Invalidenversicherung, sofern sie nicht unter Ziffer 1 deklariert sind. → Bitte beachte: Wenn diese Taggelder in Ziffer 1 deklariert sind, ist in Ziffer 15 (Bemerkungen) auf die Art und Dauer der Leistung hinzuweisen.
- Leistungen der Arbeitslosenversicherung
- Leistungen der EO. Dazu gehören auch Taggelder bei Mutterschaft Vaterschaft/bzw. Urlaub des anderen Elternteils.
4. Beteiligungsrechte
Frei verfügbare Mitarbeiterbeteiligungen (z.B. Aktien und/oder Optionen usw.) gehören zum steuerbaren Einkommen und sind im Lohnausweis unter der Ziffer 5 zu deklarieren. Ebenfalls ist ein Beiblatt mit Details als Beilage zum Lohnausweis zu erstellen. In diesem Feld ist das steuerbare Erwerbseinkommen anzugeben, das dem Arbeitnehmer im entsprechenden Kalenderjahr aus Mitarbeiterbeteiligungen (z.B. Aktien und/oder Optionen usw.) zugeflossen ist. Steuerbarer Lohnbestandteil ist hierbei die Differenz zwischen dem Verkehrswert und dem Ausgabepreis.
Bei noch nicht steuerbaren Mitarbeiteroptionen (sogenannte unechte Mitarbeiterbeteiligungen) oder Phantom-Aktien, bei denen der geldwerte Vorteil erst bei Ausübung oder Realisation entsteht, erfolgt keine Deklaration des Werts in Ziffer 5. Es ist jedoch ein entsprechender Hinweis in Ziffer 15 des Lohnausweises erforderlich, dass solche anwartschaftliche Rechte bestehen und ein Beiblatt mit Details sollte ebenfalls erstellt werden.
5. Kinder-, Familien- und Geburtszulagen
Die Familienzulagen sind unter Ziffer 1 im Lohnausweis zu deklarieren. Werden diese direkt durch die Ausgleichskasse ausbezahlt, ist im Lohnausweis unter Ziffer 15 ein entsprechender Vermerk anzubringen.
6. Beiträge an die berufsorientierte Aus- und Weiterbildung
In Ziffer 13.3 sind alle effektiven Vergütungen des Arbeitgebers für berufsorientierte Aus- und Weiterbildung anzugeben (effektive Rechnungen, die auf den Namen des Arbeitnehmers bzw. der Arbeitnehmerin ausgestellt sind). Nicht anzugeben sind Vergütungen, die direkt an Dritte bezahlt werden.
Vom Arbeitgeber übernommene Kosten für nicht berufsorientierte Bildungslehrgänge sind in Ziffer 3 zu bescheinigen.
7. Vergütungen für den Arbeitsweg
Werden dem/der Arbeitnehmer:in die Kosten für den Arbeitsweg mit öffentlichen Verkehrsmitteln bezahlt, so ist dieser Betrag unter Ziffer 2.3 zu deklarieren. In diesem Fall darf das Feld F nicht angekreuzt werden (ausser es wird zusätzlich ein GA aus geschäftlichen Gründen zur Verfügung gestellt).
8. Spesenvergütungen
Unter Ziffer 13 des Lohnausweises werden Spesenvergütungen deklariert, die kein Lohnbestandteil sind. Die korrekte Deklaration hängt massgeblich davon ab, ob ein von der kantonalen Steuerbehörde genehmigtes Spesenreglement vorliegt.
- Mit einem genehmigten Spesenreglement: Es werden keine Beträge oder Kreuze in Ziffer 13 gemacht. Es genügt ein Vermerk in Ziffer 15, z.B. «Spesenreglement durch den Kanton XY genehmigt».
- Ohne genehmigtes Spesenreglement:
– Kreuz in 13.1.1: Für effektive Spesen bei regelmässiger Reisetätigkeit.
– Betrag in 13.1.2: Für alle anderen effektiven Spesen (z.B. Homeoffice).
– Betrag in 13.2: Für alle Pauschalspesen (z.B. Auto- oder Repräsentationspauschalen).
Keine Spesenvergütungen, sondern Bestandteil des Lohns sind Kostenentschädigungen, welche vor oder nach der eigentlichen Arbeitstätigkeit anfallen.
Wichtig: BYOD-Zulagen („Bring your own device“) gehören in einigen Kantonen wie bspw. im Kanton Zürich zum massgebenden Lohn. Solche Zulagen sind daher nicht vergleichbar mit Mobile Phone-Zulagen, welche in einer verhältnismässigen Ausgestaltung nicht steuerbar sind.
9. Lohn in Fremd- oder Kryptowährung
Der Lohn muss grundsätzlich zum Tageskurs umgerechnet werden. Nur bei periodischen Leistungen gibt es zwei Unterscheidungen:
- Wird der Lohn monatlich umgerechnet, dann ist der so umgerechnete Jahreslohn zu deklarieren.
- Wird der Lohn nicht monatlich umgerechnet, so wird der Bruttolohn in Fremdwährung anhand des von der Schweizerischen Nationalbank ermittelten Jahresmittelkurses umgerechnet.
Eine Lohnzahlung in einer Kryptowährung (Zahlungs-Token) wird der Lohnzahlung in einer Fremdwährung gleichgestellt. Weitere Dokumentationen findest du auch hier: ESTV: “Dokumentation – Kryptowährungen”
10. Sonstige Bemerkungen
Teilzeitpensum
Bei Arbeitnehmer:innen, die im Teilzeitpensum angestellt sind, ist eine entsprechende Bemerkung wie z.B. «Teilzeitbeschäftigung» unter Ziffer 15 (Bemerkungen) anzubringen. Der genaue Beschäftigungsgrad muss ab 2025 nicht mehr aufgeführt werden.
Krankentaggeld
Die Angabe der KTG-Arbeitnehmer:innen-Beiträge ist nicht vorgeschrieben.
Unterbruch der Anstellung während des Jahres
Wenn Arbeitnehmer:innen während einem Jahr mehrmals für kurze Zeit angestellt waren, ist der erste Tag der ersten Anstellung und der letzte Tag der letzten Anstellung anzugeben. Unter Ziffer 15 sind dann die effektiven Zeiträume aufzuführen.
11. Nicht zu deklarierende Leistungen
Grundsätzlich sind alle Leistungen des Arbeitgebers steuerbar, es gibt jedoch einige Ausnahmen, die nicht im Lohnausweis erscheinen müssen:
- Halbtaxabonnemente
- Reka-Checks bis jährlich CHF 600.-
- Weihnachts-, Geburtstags- und ähnliche Naturalgeschenke bis CHF 500 pro Ereignis (gilt nicht für Geschenke in Bar oder Vergütungen)
- Gratis Pausenverpflegung
- Gratis Parkplatz
Achtung: Übersteigt ein Naturalgeschenk den Wert von CHF 500.- muss der gesamte Betrag als Lohn deklariert werden, nicht nur die Differenz.
Interne Kontrollschritte: Der FIBU-LOBU-Abgleich vor dem Versand
Die korrekte Erstellung der Lohnausweise erfordert eine sorgfältige und mehrstufige Überprüfung der Lohnbuchhaltungsdaten auf Mitarbeiter- und Unternehmensebene sowie eine präzise Abstimmung mit der Finanzbuchhaltung.
- Jeder einzelne Lohnausweis ist mit der Lohn-Rekapitulation pro Mitarbeiter:in zu prüfen.
- Es ist sicherzustellen, dass nicht Lohnarten in den Lohn-Rekapitulationen erscheinen, die in den Lohnausweisen nicht abgebildet werden.
- Die Lohn-Rekapitulation ‘Unternehmen’ ist mit dem Personalaufwand der Erfolgsrechnung abzustimmen. Dieser FIBU-LOBU Abgleich wird auch bei AHV/SVA-Kontrollen von den Revisoren verlangt.
- Das Lohndurchlaufskonto ist zu prüfen (falls der Saldo nach den erfolgten Lohnzahlungen nicht ausgeglichen ist, musst du wissen, weshalb bzw. ggf. entsprechend umbuchen (z.B. auf Kontokorrente)).
Weitere Informationen können der Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises 2025 entnommen werden.
Der Lohnausweis ist eine Urkunde. Ein fehlerhafter Lohnausweis ist kein Kavaliersdelikt. Er zieht unweigerlich Rückfragen und Mehraufwand bei der Steuerverwaltung des Mitarbeitenden nach sich und kann zu Frustration führen. Für das Unternehmen bedeutet dies administrativen Mehraufwand für Korrekturen, potenzielle Nachbelastungen (Nachforderungen) bei den Sozialversicherungen (AHV/UVG) und im schlimmsten Fall bei einer Steuer- oder AHV/SVA-Revision Strafsteuern, Bussen und die Ahndung als Mithilfe zur Steuerhinterziehung oder gar Steuerbetrug.
Eine saubere Abstimmung (FIBU/LOBU) und eine absolut korrekte, vollständige Deklaration sind daher der beste Schutz vor diesen rechtlichen und finanziellen Konsequenzen.