Immer noch viele bexio-Nutzer verwenden bexio ausschliesslich für Angebote, Kundenrechnungen und für den Mahnprozess. Die Buchhaltung wird in diesen Fällen autonom in einer anderen Software geführt. Die Folgen sind Doppelspurigkeiten, Mehraufwand für die Abstimmung mit dem Treuhänder und Finanzzahlen, die nicht aktuell sind.
Das muss nicht sein: Aktiviere deine bexio Buchhaltung per 1.1.2021. Hier findest du die 5 Schritte zur Aktivierung:
- Buchhaltungsassistent (Einrichtung Buchhaltung) aktivieren lassen von bexio (Email an support@bexio.com «Guten Tag. Bitte aktivieren Sie den «Buchhaltungsassistenten (Einrichtung Buchhaltung)», damit wir die Buchhaltung per 1.1.2021 einrichten können»)
- Bevor du die erste Buchung vornimmst, muss zuerst die MWST-Abrechnungsmethode korrekt hinterlegt werden (z.B. «effektiv, vereinnahmt»). Kläre ab, welche Methode du verwendest. Hier findest du die Telefonnummern der Eidgenössischen Steuerverwaltung: Kontakt ESTV
Wir sehen in der Praxis oft, dass die Grundeinstellung nie verändert wurde. Da bis anhin die MWST-Abrechnung nicht auf Basis von bexio erstellt wurde.
(Pfad zur MWST-Einstellung: Einstellungen/Alle Einstellungen/Buchhaltung/Grundeinstellungen Mehrwertsteuer).
Überprüfe zudem die MWST-Sätze auf Vollständigkeit (mehr Infos dazu in unserem MWST Cheat Sheet). - Für einen korrekten Abgleich deiner offenen Posten per Anfang Jahr, erfasse alle offenen Lieferantenrechnungen welche per 31.12.2020 noch ausstehend waren, mittels «Lieferantenrechnungen». Die Kundenrechnung (Debitoren) musst du nicht erfassen, da diese bereits in bexio geführt werden.
- Bankkonto im bexio Banking einrichten. Am 1.1.2021 erfasst du die Salden deiner Bankkonten über den Einrichtungsassistenten. Somit kannst du bereits mit der Buchführung im bexio starten und die Banksaldi mit dem E-Banking abstimmen, obwohl der Jahresabschluss 2020 noch nicht vorliegt.
- Sobald der Jahresabschluss 2020 definitiv erstellt wurde, kannst du sämtliche Salden der Bilanz und Erfolgsrechnung über den Einrichtungsassistent erfassen. Anschliessend kannst du deine Erfolgsrechnung und Bilanz mit Vorjahresvergleich generieren.
Weitere, wichtige Punkte auf die du achten solltest beim Wechsel deiner Buchhaltungssoftware:
- Alle Unterlagen und Informationen deiner bestehenden Buchhaltungssoftware sichern auf die du später keinen Zugriff mehr hast: Bilanz und Erfolgsrechnung, Kontenblätter, Firmenstammdaten etc.
- Ebenso bei der Lohnbuchhaltung: Mitarbeiterstammdaten, Lohnrekaps/-journale, Lohnabrechnungen, Lohnausweise etc.
- Solltest du vor haben im gleichen Zug den Treuhänder zu wechseln, beachte vorab, ob Kündigungsfristen einzuhalten sind.
- Erstelle zusammen mit deinem aktuellen Treuhänder eine Pendenzenliste, worauf ersichtlich ist, welche Arbeiten noch zu erledigen sind (z.B. Lohnmeldungen und Lohnausweise, GV-Protokoll, Steuererklärung, MWST-Abrechnung, etc.).
- ESTV SuisseTax und Steuervertretungen: Überprüfe alle Vollmachten auf deren Aktualität, welche bei den Steuerbehörden hinterlegt wurden.
- Postadresse für die Briefzustellung anpassen
- Zugriff auf deine bexio-Buchhaltung: Solltest du den Zugriff deines alten Treuhänders entfernen, wird er automatisch von bexio benachrichtigt.
Bonustipp: Nutze diesen Moment und optimiere deinen bestehenden Kontenplan hinsichtlich Vereinfachung, Vereinheitlichung und Relevanz für das Businessmodell und die Datenerhebung (Reporting, Zwischenabschlüsse, etc.). Wir freuen uns, dir unseren „lean Chart of Accounts“- sowie unseren „leanrun® VSA“-Kontenplan zu zeigen.
Benötigst du Unterstützung bei der Aktivierung deiner bexio Buchhaltung? Buche jetzt dein Meeting mit uns.