Unsere Erfahrung zeigt: Viele Tätigkeiten im Rechnungswesen von kleinen und mittelgrossen Unternehmen sind entweder unnötig oder zu aufwändig gestaltet. Werden diese Ineffizienzen durch den Einsatz von Workflows, Automatisierung und Cloud optimiert, lassen sich die Kosten wesentlich reduzieren.

8 Optimierungen für ein effizienteres Rechnungswesen

Die folgenden Optimierungsmassnahmen dienen als Orientierungshilfe, um festzustellen, inwieweit du dein System optimieren kannst:

Optimierung 1: Prozessübergreifende Buchhaltungssoftware. Falls du unterschiedliche Software einsetzt für Angebote, Rechnungen und Buchhaltung, ist das Potential für Effizienzsteigerungen sehr gross.

Optimierung 2: Reduktion von Doppelspurigkeiten. Erfasst Du beispielsweise Kreditoren im Buchhaltungsprogramm und zusätzlich die Zahlung im E-Banking manuell? Dies ist ein Zeichen für unnötige Arbeitsschritte und für grosses Einsparungspotential.

Optimierung 3: Automatisierte Verbuchung von Belegen und Banktransaktionen. Mittlerweile können auch Kleinunternehmen von automatischen Buchungen profitieren, die auf Standards wie MT940/CAMT.053/.054 und PDF-Belegerkennung basieren. Falls du noch manuell buchst, solltest du diese Optimierung in Betracht ziehen.

Optimierung 4: Einsatz von cloud-basierter Software. Der unnötige Datenaustausch mit dem Treuhänder entfällt, wenn eine moderne Cloud-Buchhaltungssoftware eingesetzt wird. Falls diese auch noch die Hinterlegung von Belegen an die Buchungen ermöglicht, wird der Zeitaufwand bei der Buchhaltungskontrolle und beim Jahresabschluss wesentlich verringert.

Optimierung 5: Nutzung von Debitoren-, Kreditoren- und Lohnbuchhaltung. Viele Kleinunternehmen, die vereinnahmt buchen (Verbuchung bei Zahlungseingang), müssen ihren Treuhänder kontaktieren, um ein aussagekräftiges Bild ihrer finanziellen Situation zu erhalten. Mit der richtigen Software führst du Debitoren und Kreditoren sowie die Lohnbuchhaltung effizient und weitgehend automatisiert. Dadurch entfallen Abgrenzungen und du kannst deine Performance selbständig und tagesaktuell beurteilen.

Optimierung 6: Clevere Belegablage. Wer die Gesetzgebung und die Praxisauslegungen der Steuerverwaltungen und Sozialversicherungsgesellschaften kennt, weiss wie viel Ballast man abwerfen kann. Mit einer cleveren „Hybrid-Lösung“ für deine Belegarchivierung kannst du deine Ablage entschlacken und mehr Raum für dein Business schaffen.

Optimierung 7: Optimierte Freigabeprozesse. Bei der heutigen mobilen Arbeitsweise ist es nicht mehr angebracht und ineffizient, Rechnungen dem Arbeitskollegen zur Freigabe auf den Schreibtisch zu legen. Mit einem klugen, ausgereiften Ablagesystem in der Cloud hast du die freizugebenden Dokumente wie Rechnungen und Spesenabrechnungen jederzeit und überall verfügbar.

Optimierung 8: Automatisierte Workflows. Dank innovativer Webapps wie Zapier oder Microsoft Flow werden vor- und nachgelagerte Prozesse mit der Buchhaltungssoftware integriert und dadurch Prozesse automatisiert.
Nutze diese Optimierungen und erhalte mehr Zeit für das, was du am besten kannst: Deine unternehmerische Freiheit einsetzen, um mit einem eindrücklichen Kundenerlebnis deine Kunden zu begeistern.

Wir unterstützen dich gerne individuell auf deine Situation abgestimmt, mit ganzheitlichen Lean Accounting Projekten oder mit pragmatischen Workmeetings, so dass du anschliessend im „do-it-yourself-Modus“ selbständig Optimierungen umsetzen kannst.

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