Startups sehen sich mit einer Unmenge administrativer Fragen konfrontiert. Darunter fällt auch der Entscheid, ob die Buchhaltung intern oder extern erfolgen soll. Noch vor einiger Zeit konnte man den Jungunternehmern mit gutem Gewissen die externe Lösung empfehlen. Denn Buchhaltungssoftware-Lizenzen waren teuer und die regelmässigen Installationen und Updates nicht für Jedermann fachlich zu bewältigen.

Doch nun sind wir im Jahr 2017 angelangt. Und heute lautet die Empfehlung anders. Für Startups und Kleinunternehmen, die nicht an eine spezifische ERP-Branchenlösung gebunden sind, empfiehlt sich der Einsatz einer web-basierten Cloud Software.

Die Cloud ändert alles

Es ist mehr als ein Trend: Cloud-Software verändert die Art und Weise, wie wir Startups und KMU künftig arbeiten: Ortsunabhängig, automatisiert und mobil. Was noch in vielen KMU üblich ist, gehört schon bald ins Museum: Softwarelizenzen kaufen und anschliessend auf einer bestimmten Anzahl PC’s im Unternehmen installieren. Dahinter steht der Megatrend „Cloud-Computing“. Befürworter freuen sich über investitionsschonende Mietmodelle und dynamisch skalierbare Prozesse. Kritiker befürchten, dass unsere Daten nicht mehr sicher sind und sehen in der steigenden Abhängigkeit von der Internet-Infrastruktur weitreichende Risiken.

Arten von Cloud-Computing

Die für KMU relevanten Cloud-Dienste lassen sich in zwei Gruppen unterteilen: Infrastruktur-Dienste sind Cloud-Angebote von IT-Unternehmen, die den Betrieb der Hard- und Software in einem Rechenzentrum vorsehen. Software-Dienste betreiben Software in der Cloud. Üblicherweise erfolgt der Zugriff über einen Standard Webbrowser. Beispiele sind Dropbox und Google Maps.

Vorteile von Cloud-Software
  • Skalierbare Nutzung abhängig von Firmengrösse, sprich der Anzahl Anwender („pay per use)
  • Starke Reduktion von ICT-Investitionen
  • Wegfall von Softwarewartung
  • Automatische Upgrades
  • Höhere Produktivität
  • Keine Sprungfixen Kosten
  • Automatische, mehrstufige Backups
Nachteile von Cloud-Software
  • Abhängigkeit vom Cloud-Anbieter
  • Abhängigkeit von der Internetverbindung
  • Unklarheit wer das Eigentum an den Daten hat (Datenschutz)
  • Unklarheit wer im Schadenfall (z.B. Datenverlust) für die Wiederherstellung verantwortlich ist
    (Sicherheit)
Cloud-basierte Buchhaltungssoftware

Wer kommt nun also in Frage, wenn es um cloud-basierte Buchhaltungssoftware geht? Die üblichen Verdächtigen sind Abacus, bexio, Sage, Valiant BusinessNet (run my accounts / SQL Ledger). Aber auch internationale Anbieter wie QuickBooks oder Xero werden bald mal auf den Schweizer Markt schielen. Es bleibt also spannend auf der einen Seite, und absolut verwirrend und unübersichtlich auf der anderen Seite.

Unser Ziel ist es hier, dir als (Jung-)Unternehmer verständliche Kriterien an die Hand zu geben, mit denen du hoffentlich den richtigen Entscheid triffst.

Top 10 Kriterien für die Wahl der Buchhaltungssoftware

Mit den folgenden Fragen kannst du an den Anbieter treten und sein Angebot auf Herz und Nieren prüfen. Hier unsere Top 10:

  1. Ist der Import von Banktransaktionen über MT940 möglich oder muss man die Bankbuchungen manuell erfassen?
  2. Kann die Software Rechnungen erstellen und kann man Einzahlungsscheine direkt bedrucken, wodurch sich die Verbuchung der Bankgutschrift automatisieren lässt?
  3. Ist die Software webbrowser-fähig (wie bspw. bexio) oder arbeite ich über einen Remote-Dienst wie Citrix auf einem Server (wie bspw. Sage Cloud)?
  4. Kann ich PDF Belege (Rechnungen, Spesenbelege, etc.) zu den Buchungen hinterlegen?
  5. Übermittelt die Software meine Zahlungen direkt ins E-Banking oder muss ich die Zahlungen über DTA im E-Banking importieren?
  6. Verfügt die Software über ein tagesaktuelles Dashboard mit den wesentlichen Kennzahlen wie Liquidität, offene Rechnungen, Umsatz etc.?
  7. Kann unser Treuhänder auf dieselben Daten zugreifen und wie viel kostet sein Account?
  8. Preis-/Leistung: Wie sieht das Mietmodell aus und wie die Kündigungsfristen? Wie ist die Benutzerfreundlichkeit? Wie gefällt mir das Design? Ist der Support kostenpflichtig?
  9. Wie oft werden Backups gemacht, wo sind meine Daten gespeichert und wer haftet im Schadenfall (Datenverlust)?
  10. Ist die Software mehrsprachenfähig (je nach Kunde entscheidend)?
Wir haben getestet

Nach unseren umfangreichen Tests mit verschiedensten Softwarelösungen empfehlen wir zurzeit (Stand 20.1.2017) den Anbieter bexio. Wer sich für diese Software interessiert, kann sich gerne für eine Demo bei uns melden. Vor Ort bei uns in Luzern oder über Google Hangouts oder Skype.

Viel Spass beim buchen 🙂  … und wir stehen bei Fragestellungen rund um bexio hinsichtlich MWST-Abrechnung, Jahresabschlusserstellung, Steuern und vieles mehr mit Rat und Tat zur Seite (leanrun ist zertifizierter bexio-Treuhänder).

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