Gemäss Studien ist die Mehrheit der Tätigkeiten in der Administration von KMU entweder unnötig oder zu aufwändig gestaltet. Dank der Lean Management Bewegung und der davon abgeleiteten Lean Administration und Lean Accounting Methodik wächst auch in kleinen und mittelgrossen Unternehmen das Bewusstsein für die Hinterfragung und Verschlankung solcher Unternehmensprozesse. Das ist wichtig, denn die stetige Verbesserung ist unerlässlich für das langfristige Reüssieren der Gesellschaften.

Neue Entwicklungen in der Buchhaltung und Administration

Heute stehen Startups und KMU eine Reihe von Tools zur Verfügung, um ihre Administrations- und Buchhaltungsabläufe zu vereinfachen.
Softwaregestützte Workflows
Durch den Einsatz einer Softwarelösung für den lückenlosen Prozess von Offerte, Angebot, Rechnung, FIBU bis zur Bilanz & Erfolgsrechnung werden redundante Daten eliminiert und die Verarbeitungszeit wesentlich verkürzt.
Automatisierung
Standards wie DTA und MT940 im Bankwesen oder Zapier bei den Webapps vereinfachen und standardisieren Unternehmensprozesse und reduzieren unnötige manuelle Arbeitsschritte.
Cloud
Die Cloud bringt nicht nur neue Buchhaltungsprogramme in die KMU-Welt, sondern sie ermöglicht auch eine effizientere Arbeitsweise für Teams, Volltextsuche, intelligente Ablagesysteme und vieles mehr.
Der richtige Einsatz von Workflow, Automatisierung und Cloud ermöglicht KMU auch ohne Investitions-Budget von der Digitalisierung im Finanzwesen zu profitieren. Wir informieren dich gerne über unsere empfohlenen Konfigurationen für Startups und KMU.

7 Kostentreiber in der Buchhaltung und Administration

Wenn du deine Prozesse überprüfen möchtest, dienen dir die folgenden Kostentreiber als Orientierung um festzustellen, inwieweit du dein System optimieren kannst:
Kostentreiber 1: Autonomes Buchhaltungsprogramm. Falls du unterschiedliche Softwaresysteme führst für Angebote, Rechnungen und Buchhaltung, ist das Potential für Verbesserungen sehr gross.
Kostentreiber 2: Redundante Datenerfassung. Erfasst Du beispielsweise Kreditoren im Buchhaltungsprogramm und zusätzlich die Zahlung im E-Banking manuell? Ein Zeichen für unnötige Arbeitsschritte.
Kostentreiber 3: Manuelle Verbuchung von Banktransaktionen. Mittlerweile können auch Kleinunternehmen vom automatischen Bankabgleich profitieren. Falls du noch manuell buchst, solltest du diese Optimierung in Betracht ziehen.
Kostentreiber 4: Lokale Softwareinstallation. Der unnötige Datenaustausch mit dem Treuhänder entfällt, wenn eine moderne Cloud-Buchhaltungssoftware eingesetzt wird. Falls diese auch noch die Hinterlegung von Belegen an die Buchungen ermöglicht, wird der Zeitaufwand bei der Buchhaltungskontrolle und beim Jahresabschluss wesentlich verringert.
Kostentreiber 5: Erstellung von Zwischenabschlüssen durch den Treuhänder. Viele Kleinunternehmen, die vereinnahmt buchen (Verbuchung bei Zahlungseingang), müssen ihren Treuhänder kontaktieren, um ein aussagekräftiges Reporting zu erhalten. Mit der richtien Software wie bexio führst du Debitoren und Kreditoren ohne Mehraufwand automatisch und kannst deine wichtigen Kennzahlen tagesaktuell im Dashboard beurteilen.
Kostentreiber 6: Unnötige Belegablage. Wir treffen so manches an: Ablage von Debitorenrechnungen in zwei  verschiedenen Ordnern, damit der Vertrieb ebenfalls zu seinen Informationen kommt. Ablage von Rechnungsbeilagen wie Einzahlungsscheinen. Ablage von Bankbelegen. Etc. Wer die Gesetzgebung und die Praxisauslegungen der Steuerverwaltungen und Sozialversicherungsgesellschaften kennt, weiss wie viel Balast er abwerfen kann. Wir helfen dir gerne bei einer Bestandesaufnahme, damit du mehr Raum kriegst.
Kostentreiber 7: Zeitaufwändige Freigabeprozesse: Früher war es vielleicht ein pragmatischer Ansatz, die Rechnungen dem Arbeitskollegen oder Vorgesetzten zur Visierung auf den Schreibtisch zu legen. Heute bei einer vermehrt mobilen Arbeitsweise und unserem Arbeitsalltag, der aus einer Vielzahl kleiner Ablenkungen und Unterbrechungen besteht, wollen wir die Daten (Rechnungen) verfügbar haben, wann und wo wir sie brauchen. Hierzu braucht es keine teure Dokumentenverwaltungssoftware sondern vielmehr ein kluges, ausgereiftes Ablagesystem in der Cloud. Gerne helfen wir dir, einen Freigabeprozess zu implementieren, der deinen Admin- und Rechnungswesenprozess grundlegend vereinfacht.

Kosteneinsparungen von bis zu 50%

Unsere Erfahrung zeigt: Packen KMU diese Kostentreiber an, indem heute verfügbare Optimierungslösungen eingesetzt werden, lassen sich die Administrations- und Buchhaltungskosten auf bis zu 50% reduzieren.
Unser Ziel ist es, dass Unternehmer ihre Leidenschaft folgen und nicht durch interne, unnötige und zu aufwändige Prozesse von dem abgehalten werden, was sie am besten können: den Kunden Nutzen schaffen. Deshalb geben wir unser Know-how nicht nur in umfassenden Lean Administration Projekten frei, sondern für Kleinunternehmen auch in Kurz-Workshops, so dass sie im Do-it-yourself-Modus selbständig vorgehen können.
Kontaktiere uns jetzt für ein unverbindliches Kennenlernen.

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