Hinweis: Bevor du die Lohnausweise erstellen kannst, sind folgende Abstimmungen vorzunehmen:
- Jeder einzelne Lohnausweis ist mit der Lohn-Rekapitulation pro MitarbeiterIn zu prüfen. Es ist sicherzustellen, ob nicht weitere Lohnarten in den Lohn-Rekapitulationen erscheinen, welche bei den Lohnausweisen nicht abgebildet werden.
- Die Lohn-Rekapitulation Unternehmen ist mit dem Personalaufwand der Erfolgsrechnung abzustimmen. Dieser FIBU-LOBU Abgleich wird auch bei AHV/SVA-Kontrollen von den Revisoren verlangt.
- Das Lohndurchlaufkonto ist zu prüfen (falls der Saldo nach den erfolgten Lohnzahlungen nicht ausgeglichen ist, musst du den Saldo plausibilisieren).
1. Unentgeltliche Beförderung zwischen Wohn- und Arbeitsort (F)
Bei unentgeltlicher Beförderung (Zurverfügungstellen eines Geschäftswagen) ist das Feld F anzukreuzen.
Ebenfalls ist das Feld F anzukreuzen, wenn dem Arbeitnehmer ein aus geschäftlichen Gründen benütztes Generalabonnement zur Verfügung gestellt wird. Anders verhält es sich, wenn keine geschäftliche Notwendigkeit besteht. Dann ist das Generalabonnement zum Marktwert unter Ziffer 2.3 des Lohnausweises zu deklarieren und das Feld F nicht anzukreuzen.
Die Vergütung eines Halbtaxabonnements muss nicht bescheinigt werden.
2. Kantinenverpflegung / Lunch-Checks
Bietet das Unternehmen vergünstigte Kantinenverpflegung oder Lunch-Checks an, so ist dies anhand Feld G zu deklarieren. Ebenfalls ist das Feld G anzukreuzen, wenn einem Aussendienstmitarbeiter bzw. einem Mitarbeiter mit aussendienstähnlichen Aufgaben während mindestens der Hälfte der Arbeitstage die (Mehr-) Kosten für eine auswärtige Hauptmahlzeit in Form von Spesenentschädigungen bezahlt werden. Dies hat Auswirkungen auf die möglichen Abzüge der Berufsauslagen in der Steuererklärung des Arbeitnehmers.
3. Leistungen der Arbeitslosenkasse / Taggelder / Erwerbsersatzentschädigung (Mutterschaft, Militär)
Folgende Leistungen sind im Lohnausweis unter der Ziffer 7 “Andere Leistungen” zu deklarieren:
- Taggelder aus Kranken-, Unfall- und Invalidenversicherung
- Leistungen der Arbeitslosenversicherung
- Leistungen der EO. Dazu gehören auch Taggelder bei Mutterschaft.
- Falls der Lohn aufgrund Kurzarbeit gekürzt wurde, ist dieser in Ziffer 7 auszuweisen. Zusätzlich muss in Ziffer 15 die Anzahl Tage der Kurzarbeitsentschädigung ausgewiesen sein.
- In Fällen, in denen der Arbeitgeber während der Kurzarbeit den vollen Lohn ausbezahlte, ist dieser in Ziffer 1 des Lohnausweises zu deklarieren. Unter Ziffer 15 ist dann ein Hinweis zu machen über die Anzahl Kurzarbeitstage sowie über die betragsmässige Entschädigung.
HINWEIS: Kantone wie Zürich und Luzern haben kürzlich über Vereinfachungen als Ausnahme für 2020 entschieden. Bitte erkundige dich bei deinem kantonalen Amt oder frage uns.
4. Beteiligungsrechte
Frei verfügbare Mitarbeiterbeteiligungen (z.B. Aktien und/oder Optionen usw.) gehören zum steuerbaren Einkommen und sind im Lohnausweis unter der Ziffer 5 zu deklarieren. Ebenfalls ist ein Beiblatt mit Details als Beilage zum Lohnausweis zu erstellen.
In diesem Feld ist das steuerbare Erwerbseinkommen anzugeben, das dem Arbeitnehmer im entsprechenden Kalenderjahr aus Mitarbeiterbeteiligungen (z.B. Aktien und/oder Optionen usw.) zugeflossen ist. Steuerbarer Lohnbestandteil ist hierbei die Differenz zwischen dem Verkehrswert und dem Ausgabepreis.
5. Kinder-, Familien- und Geburtszulagen
Die Familienzulagen sind unter Ziffer 1 im Lohnausweis zu deklarieren.
Werden Familienzulagen nicht durch den Arbeitgeber, sondern direkt durch die Ausgleichskasse ausbezahlt, ist im Lohnausweis unter Ziffer 15 (Bemerkungen) einen Vermerk anzubringen.
6. Beiträge an die berufsorientierte Aus- und Weiterbildung
In Ziffer 13.3 sind alle effektiven Vergütungen des Arbeitgebers für berufsorientierte Aus- und Weiterbildung anzugeben. Nicht anzugeben sind Vergütungen, die direkt an Dritte bezahlt werden.
7. Vergütungen für den Arbeitsweg
Werden dem Arbeitnehmer die Arbeitswegkosten bezahlt, so ist dieser Betrag unter Ziffer 2.3 zu deklarieren. In diesem Fall ist kein Kreuz im Feld F zu setzen.
8. Spesenvergütungen
Unter Ziffer 13.1 und Ziffer 13.2 sind Vergütungen für Spesenersatz (kein Bruttolohnbestandteil) anzugeben.
- Effektive Spesen (gegen Belege oder Einzelfall-Pauschalen)
- Pauschale Spesen (für bestimmten Zeitabschnitt)
- Spesenvergütungen im Rahmen eines genehmigten Spesenreglements erfordern einen Vermerk unter Ziffer 15 (Bemerkungen)
Keine Spesenvergütungen sondern Bestandteil des Lohns sind Kostenentschädigungen, welche vor oder nach der eigentlichen Arbeitstätigkeit anfallen.
Wichtig: BYOD-Zulagen („Bring your own device“) gehören in einigen Kantonen wie bspw. im Kanton Zürich zum massgebenden Lohn. Solche Zulagen sind daher nicht vergleichbar mit Mobile Phone-Zulagen, welche in einer verhältnismässigen Ausgestaltung nicht steuerbar sind.
9. Sonstige Bemerkungen
Teilzeitpensum
Bei Arbeitnehmern welche im Teilzeitpensum angestellt sind, ist ein entsprechender Vermerk unter Ziffer 15 (Bemerkungen) erwünscht.
Geschäftsfahrzeug im Aussendienst
Besitzt ein Arbeitnehmer einen Geschäftswagen und arbeitet er vollständig oder teilweise im Aussendienst, muss der Arbeitgeber unter Ziffer 15 den prozentmässigen Anteil Aussendienst bescheinigen. Mehr Details findet man in den folgenden Dokumenten:
Pauschalansätze für Deklaration Anteil Aussendienst (Beilage zur Mitteilung der ESTV)
Krankentaggeld
Die Angabe der KTG-Arbeitnehmerbeiträge ist nicht vorgeschrieben.
10. Nicht zu deklarierende Leistungen
Grundsätzlich sind alle Leistungen des Arbeitgebers steuerbar und im Lohnausweis anzugeben.
Jedoch gibt es für einige eine Ausnahme wie z.B.
- Halbtaxabonnemente
- Reka-Checks bis jährlich CHF 600
- Weihnachts-, Geburtstags- und ähnliche Naturalgeschenke bis CHF 500 pro Ereignis (gilt nicht für Geschenke in Bar oder Vergütungen)
- Gratisparkplatz
Bei solchen Naturalgeschenken, die diesen Betrag übersteigen, ist hingegen der ganze Betrag anzugeben.
Weitere Informationen können der Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises entnommen werden. Wie zum Beispiel, dass bei vollautomatisiert erstellten Lohnausweisen auf die Unterschrift verzichtet werden kann. Wo hingegen manuell erstellte Lohnausweise unterzeichnet werden müssen.