Browserfähige und kostengünstige Business-Software wie bexio hilft viele Tätigkeiten der traditionellen Buchhaltung zu vereinfachen und teilweise zu automatisieren. In der Folge kommen immer mehr KMU von einem Komplett-Outsourcing ab und bewältigen das „Daily Business“ mit ihren vorhandenen Ressourcen. Der Treuhänder wird dann spezifisch bei Bedarf wie z.B. bei Ressourcenknappheit, bei Spezialfragen sowie bei Jahresabschlusstätigkeiten und beim Thema Steuern beigezogen.
Leider wird die gewonnene Effizienz (z.B. dank automatischem Bankabgleich) sowie die Kostenreduktion oft durch teure Abstimmungsarbeiten des Treuhänders beim Jahresabschluss wieder verschenkt. Mit den folgenden Massnahmen kannst du dies verhindern, deinem Treuhänder das Leben vereinfachen und so die Jahresabschlusskosten so tief wie möglich halten.
- Eröffnungsbilanz per Beginn des Geschäftsjahres mit der Schlussbilanz des Vorjahres überprüfen
- Gewinn (bzw. Verlust) des Vorjahres umbuchen und den Reserven gemäss GV-Protokoll zuweisen
- Bank nach jedem Monatsende abstimmen und dokumentieren (PDF des E-Banking-Auszugs sowie des Kontenblatts der Buchhaltungssoftware sichern)
- Debitoren und Kreditoren OP-Listen per Jahresabschluss-Stichtag mit den Bilanzpositionen (üblicherweise sind das die Konten 1100 sowie 2000) abstimmen, bei Differenzen, Ursache finden und bei Bedarf korrigieren (bei Übereinstimmung PDF von Konto 1100 und 2000 sowie OP Liste sichern)
- Möglichst zeitnah um den Bilanzstichtag die noch nicht fakturierten Dienstleistungen bzw. angefangenen Arbeiten sowie das Inventar erfassen
- MWST-Abstimmung: Wurde das MWST-Guthaben bzw. die MWST-Verbindlichkeit des Vorjahres mit den Zahlungen im Folgequartal ausgeglichen (dies ist einfach ersichtlich, wenn die MWST-Saldi auf das Konto „2201 Abrechnungskonto MWST“ übertragen werden)? Sind sämtliche Buchungen auf den MWST-Systemkonten 1170, 1171, etc. sowie 2200 mit Steuercodes verbucht? Für Fortgeschrittene: MWST-Umsatzabstimmung erstellen oder vorbereiten
- Lohnbuchhaltung: Abgleich der Konten 5XXX (Lohn, Zulagen, Boni, etc.) mit der AHV-Bruttolohnsumme. Differenzen nachvollziehen (üblich sind Taggelder und nicht AHV-pflichtige Personen der Grund für Differenzen). Sozialversicherungsmeldungen gleich Anfang Januar einreichen, so dass die Schlussrechnungen frühzeitig vorliegen. Dadurch werden Abstimmungen im Personalaufwand vereinfacht.
- Spesen separat zur Salärzahlung auszahlen: Dies vereinfacht die Suche nach Differenzen beim Jahresabschluss.
- Abgrenzungen des Betriebsaufwands: Überprüfen, ob 12 Mieten, 12 Internet-Monatsrechnungen, usw. gebucht sind. Falls nicht, transitorisch abgrenzen (z.B. Mobile-Rechnung Dezember, „6510 Telefon“ an „2300 Passive Rechnungsabgrenzungen“); auf der anderen Seite Abgrenzungen von Vorauszahlungen wie bspw. Mitgliedschaften für kommendes Jahr mittels Buchungen auf „1300 Aktive Rechnungsabgrenzungen“ berücksichtigen.
- Buchungstexte ergänzen mit der jeweiligen Periode, bei Steuerrechnungen bspw. „Staats- u. Gemeindesteuer Akonto 2017“ oder „Direkte Bundessteuer definitiv 2016“. Dies vereinfacht Abgrenzungen beim Jahresabschluss.
Bonustipp für Startups: Überlanges Geschäftsjahr in Betracht ziehen. Viele Jungunternehmer wissen nicht, dass Sie das erste Geschäftsjahr ihres Unternehmens je nach Kanton auf bis zu 23 Monate erstrecken können. Dadurch entfällt ein Jahresabschluss sowie eine Steuererklärung (Bsp. Gründung im März 2019 -> Erster Geschäftsabschluss per 31.12.2020).
Für Fragen rund um deinen Jahresabschluss unterstützen wir dich gerne. Unser Ziel ist es, dass Buchhaltungen von KMU einen Nutzen generieren, statt ihre Daseinsberechtigung in Gesetzesartikeln zu suchen. Und wir helfen dir dabei, unnötigen Ballast über Bord zu werden und deine Rechnungswesenprozesse mit modernsten Apps und der Lean Accounting Methodik zu verschlanken.