Gründer sehen sich mit einer Unmenge administrativer Fragen konfrontiert. Darunter fällt auch der Entscheid, ob die Buchhaltung intern oder extern erfolgen soll. Noch vor einiger Zeit konnte man Jungunternehmerinnen und Jungunternehmern mit gutem Gewissen die externe Lösung empfehlen. Denn Buchhaltungssoftware-Lizenzen waren teuer und die regelmässigen Installationen und Updates nicht für Jedermann fachlich zu bewältigen. Doch die Buchhaltungs-Welt hat sich verändert.
Die Cloud ändert alles
Cloud-Software verändert die Art und Weise, wie wir Startups und KMU arbeiten: Ortsunabhängig, automatisiert und mobil. Was noch unlängst üblich war, gehört schon jetzt ins Museum: Softwarelizenzen kaufen und auf einer bestimmten Anzahl Workstations im Unternehmen installieren.
Vorteile von Cloud-Software sind u.a. die skalierbare Nutzung sowie der Wegfall von Softwarewartung. Zudem schonen die monatlichen Abonnemente die Investitionsbudgets von Startups massiv.
Dynamisches In- und Outsourcing
Dank Cloud-Software kann (und soll) der Entscheid, ob die Buchhaltung intern oder extern erfolgen soll, dynamisch getroffen werden. Wir nennen das: Dynamisches In- und Outsourcen. Was heisst das konkret?
Angenommen du startest dein Unternehmen mit begrenzten finanziellen Mitteln und möchtest die externen Kosten in der Startphase möglichst gering halten, sprich deine eigenen personellen Ressourcen einsetzen. Jetzt brauchst du einen Partner, der dir in einem Workshop inkl. Buchhaltungs-Crashkurs die wichtigen Geschäftsvorfälle und deren Verbuchung sowie typische Fallstricke bezogen auf dein Business Modell aufzeigt. Dieser Partner sollte für Support und Spezialfragen zur Seite stehen, eine gezielte Quartals-Review durchführen und für die professionelle Erstellung der Abschlussarbeiten besorgt sein (Lohnmeldungen, MWST-Umsatzabstimmung, Jahresrechnung, Steuererklärung).
In der nächsten Phase bekommt dein Startup Traktion und du möchtest deine wertvolle Zeit besser bei deinen Kunden investieren, statt dich mit internen Admin-Tätigkeiten herumzuschlagen. Dies ist oft der Zeitpunkt, bei dem du den sogenannten „Product/Market-Fit“ erlangt hast und dein Unternehmen positiven Cashflow generiert. Du willst deine Buchhaltung mühelos und ohne Veränderung der Rechnungswesenprozesse outsourcen.
In der dritten Phase – es läuft immer besser – stellst du neue Teammitglieder ein. Angenommen deine neue Mitarbeiterin für internal Sales und Backoffice äussert den Wunsch, ihre vorhandenen Kapazitäten für die Verarbeitung der Buchhaltungsbelege zu nutzen, da sie über Basiskenntnisse verfügt und in diesem Bereich am Ball bleiben möchte. Du möchtest sie fördern und rufst du deinen Treuhandpartner an, um die Zuständigkeit für die Buchhaltungsprozesse neu zu definieren.
Mit den richtigen Rechnungswesen- und Admin-Prozessen gelingt das dynamische In- und Outsourcing und dein Unternehmen kann sich agil an die Umstände anpassen.
Die richtige Wahl der Buchhaltungssoftware
Eine wichtige Voraussetzung für das dynamische In- und Outsourcing ist die richtige Wahl der Buchhaltungssoftware. Mit den folgenden Fragen kannst du Buchhaltungsprogramme auf Herz und Nieren prüfen:
- Welche Abläufe sind automatisiert? Ermöglicht die Software einen automatischen Bankabgleich und inwiefern werden Belegdaten automatisch ausgelesen und genutzt?
- Übermittelt die Software meine Zahlungen direkt ins E-Banking oder muss ich die Zahlungen über XML/pain im E-Banking importieren oder im E-Banking manuell erfassen?
- Steuert die Software den gesamten Prozess von Angebot, Auftrag, Rechnung bis zur Fibu-Verbuchung und Mahnwesen? Oder deckt die Software lediglich einen Teil davon ab?
- Ist die Software webbrowser-fähig oder arbeite ich über einen Remote-Dienst wie Citrix oder Desktop Remote?
- Kann ich PDF Belege (Rechnungen, Spesenbelege, etc.) zu den Buchungen hinterlegen?
- Ist die Software für die Skalierung deines Business vorbereitet, z.B. indem Fremdwährungen und Kostenstellen verarbeitet werden können?
- Verfügt die Software über ein tagesaktuelles Dashboard mit den wesentlichen Kennzahlen wie Liquidität, offene Rechnungen, Umsatz etc.?
- Kann der Treuhänder auf dieselben Daten zugreifen und wie viel kostet sein Account?
- Preis-/Leistung: Wie sieht das Mietmodell aus und wie die Kündigungsfristen? Wie ist die Benutzerfreundlichkeit? Wie gefällt mir das Design? Ist der Support kostenpflichtig?
- Kann ich die Treuhandfirma wechseln und trotzdem die Software zusammen mit meinem neuen Treuhänder weiter nutzen? Oder bin ich bei der Wahl der Treuhandpartner eingeschränkt?
Desweiteren sollte hinterfragt werden, wie oft Backups gemacht werden, an welchem Standort sich das Rechenzentrum befindet und wer im Schadenfall (Datenverlust) haftet.